Hallituksen valiokunnat

Hallitus on muodostanut keskuudestaan tarkastusvaliokunnan ja henkilöstövaliokunnan. Valiokuntien toimikausi on yksi vuosi. Toimikausi alkaa VR-Yhtymä Oy:n varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen tapahtuvasta valiokunnan nimeämisestä ja kestää seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka.

Valiokunnat kokoontuvat noin 4–7 kertaa vuodessa. Valiokuntien työjärjestykset ovat hallituksen vahvistamat, ja valiokunnat raportoivat työstään hallitukselle. Valiokuntien työjärjestysten keskeinen sisältö on selostettu alla.

Tarkastusvaliokunta

Valiokunta keskittyy erityisesti taloudellista raportointia ja valvontaa koskevien asioiden valmisteluun hallituksen käsittelyä varten. Lisäksi valiokunta huolehtii yhteydenpidosta tilintarkastajiin ja sisäisen tarkastukseen.

Valiokunta koostuu vähintään kolmesta riippumattomasta, tehtäväalueen edellyttämää pätevyyttä omaavasta VR-konsernin ulkopuolisesta hallituksen jäsenestä. Vähintään yhdellä jäsenellä tulee olla asiantuntemusta erityisesti laskentatoimen tai kirjanpidon taikka tarkastuksen alalta.

Tarkastusvaliokunnan tehtävänä on, muun muassa:

  • käsitellä vuotuinen budjetti;
  • seurata laskentaperiaatteita ja niiden muutoksia
  • perehtyä olennaisiin kirjanpitoon ja taloudelliseen raportointiin liittyviin kysymyksiin, erityisesti luonteeltaan monimutkaisiin, poikkeuksellisiin ja harkinnanvaraisuutta sisältäviin järjestelyihin ja liiketoimiin, joilla voi olla merkittävä vaikutus VR-konsernin tuloskehityksestä ja taloudellisesta asemasta syntyvään kuvaan
  • seurata taloudellisesti merkittävien ja pitkäkestoisten investointien toteutumista ja rahoitusta 
  • seurata yhtiön sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallinnan tehokkuutta sekä valmistella corporate governance ohje tältä osin;
  • sisäisen tarkastuksen toimintaohjeen ja toimintasuunnitelman hyväksyminen, tarkastusraporttien käsittely ja yhteydenpito sisäiseen tarkastukseen;
  • seurata tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tilintarkastusta;
  • arvioida lakisääteisen tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön riippumattomuutta ja erityisesti oheispalvelujen tarjoamista tarkastettavalle yhtiölle;
  • käydä yhdessä johdon ja tilintarkastajien kanssa läpi tilintarkastuksen tarkastussuunnitelma sekä suoritetun tilintarkastuksen perusteella esiin tuodut havainnot ja varmistaa esiin tulleiden asioiden asianmukainen käsittely;
  • seurata yhtiön ja konsernin taloudellista tilannetta (välitilinpäätökset);
  • taloudellisen raportoinnin kuten osavuosi- ja vuosikatsausten sekä tilinpäätöstiedotteiden läpikäynti;
  • seurata yhtiön lähipiiriensä kanssa tekemiä liiketoimia ja niihin mahdollisesti liittyviä eturistiriitoja;
  • tarkastaa tarvittaessa yhtiön kannalta taloudellisesti merkittävät oikeudenkäynnit ja muut oikeudelliset asiat;
  • seurata yhtiön tietojärjestelmien tietoturvaan liittyviä riskejä ja muita olennaisia kysymyksiä
  • tilintarkastajan valintapäätöksen valmistelu; ja
  • huolehtia muista hallituksen sille erikseen asettamista tehtävistä.

Valiokunnan puheenjohtaja mm:

  • kutsuu koolle valiokunnan kokoukset;
  • hyväksyy asialistan valiokunnan kokouksia varten;
  • vastaa siitä, että jokaisesta valiokunnan kokouksesta laaditaan pöytäkirja;
  • vastaa siitä, että valiokunta raportoi työstään säännöllisesti hallitukselle; ja
  • huolehtii siitä, että valiokunnan työskentelyssä noudatetaan vahvistetun työjärjestyksen määräyksiä.

Hallitus valitsi 23.4.2015 tarkastusvaliokunnan jäseniksi seuraavat henkilöt: Maija Strandberg (pj.), Riku Aalto, Roberto Lencioni ja Tuija Soanjärvi. Vuonna 2015 tarkastusvaliokunta kokoontui yhteensä kuusi kertaa ja jäsenten keskimääräinen osallistumisaste oli 96 prosenttia.

Tarkastusvaliokunnan jäsenten osallistuminen tarkastusvaliokunnan kokouksiin käy ilmi alla olevasta taulukosta.

Nimi Tarkastusvaliokunnan kokoukset,
osallistuminen
Puheenjohtaja
Maija Strandberg 6/6
Jäsenet
Riku Aalto 5/6
Tuija Soanjärvi 6/6
Roberto Lencioni
(Hallituksen jäsen 15.4.2015 alkaen)
3/3 1
Antti Mäkelä
(Hallituksen jäsen 15.4.2015 asti)
2/2

21.4.2015 pidetyssä tarkastusvaliokunnan kokouksessa valiokuntaan kuuluivat Maija Strandberg, Riku Aalto ja Tuija Soanjärvi.

Henkilöstövaliokunta

Henkilöstövaliokunta keskittyy yhtiön toimitusjohtajan ja muun johdon sekä henkilöstön palkitsemisjärjestelmien kehittämistä koskevien asioiden sekä keskeisten nimitysasioiden valmisteluun hallituksen käsittelyä varten. Valiokunnassa on pääsääntöisesti vähintään kolme jäsentä.

Valiokunnan tehtävänä on, muun muassa:

  • yhtiön toimitusjohtajan palkkauksen ja muiden etuuksien valmistelu;
  • konsernin johtoryhmään ja muuhun johtoon kuuluvien henkilöiden palkitsemisasioiden valmistelu;
  • toimitusjohtajan, konsernin johtoryhmän jäsenten ja tarvittaessa myös muiden avainhenkilöiden nimitysasioiden valmistelu;
  • yhtiön palkitsemisjärjestelmiä koskevien asioiden valmistelu; ja
  • muista hallituksen sille erikseen asettamista tehtävistä huolehtiminen sekä valiokunnan päättämässä laajuudessa muiden henkilöstöä koskevien asioiden kuten henkilöstön ja esimiestyön kehittämisen, seuraajasuunnitelmien ja työturvallisuuden kehittämisen käsittely.

Valiokunnan puheenjohtaja mm:

  • kutsuu koolle valiokunnan kokoukset;
  • hyväksyy asialistan valiokunnan kokouksia varten;
  • vastaa siitä, että jokaisesta valiokunnan kokouksesta laaditaan pöytäkirja;
  • vastaa siitä, että valiokunta raportoi työstään säännöllisesti hallitukselle; ja
  • huolehtii siitä, että valiokunnan työskentelyssä noudatetaan valiokunnalle vahvistetun työjärjestyksen määräyksiä.

Hallitus valitsi 15.4.2015 henkilöstövaliokunnan jäseniksi seuraavat henkilöt: Hannu Syrjänen (pj.), Heikki Allonen, Liisa Rohweder ja Jarmo Kilpelä.

Vuonna 2015 henkilöstövaliokunta kokoontui yhteensä kuusi kertaa ja jäsenten keskimääräinen osallistumisaste oli 100 prosenttia.

Henkilöstövaliokunnan jäsenten osallistuminen henkilöstövaliokunnan kokouksiin käy ilmi alla olevasta taulukosta.

Nimi Henkilöstövaliokunnan kokoukset,
osallistuminen
Puheenjohtaja
Hannu Syrjänen 6/6
Jäsenet
Heikki Allonen
(Hallituksen varapuheenjohtaja
15.4.2015 alkaen)
4/4
Christer Granskog
(Hallituksen varapuheenjohtaja
15.4.2015 asti)
2/2
Liisa Rohweder 6/6
Jarmo Kilpelä 6/6